Malé a střední firmy často hledají jednoduché a bezpečné řešení pro centrální správu dokumentů a komunikaci. Microsoft 365 Business Premium umožnil malé účetní firmě se čtyřmi zaměstnanci plně digitalizovat procesy – od faktur a dokladů po interní komunikaci – a zároveň zajistit bezpečnost dat a přehledné řízení přístupu.

Výzva

Účetní firma čelila několika výzvám:

• Papírové účtenky a faktury komplikovaly práci a zvyšovaly riziko ztráty či poškození dokumentů.
• Data byla ukládána lokálně nebo na flashkách, což znemožňovalo bezpečný přístup odkudkoliv.
• Přístup k dokumentům pro jednotlivé klienty nebyl efektivně řešen, hrozilo riziko, že by zaměstnanci mohli nahlédnout do cizích složek klientů, které jim nepatří.
• Interní komunikace probíhala přes WhatsApp nebo e-maily bez centrální kontroly, což snižovalo bezpečnost a přehlednost.

Cílem bylo plně digitalizovat účetnictví, zajistit bezpečný přístup k datům a usnadnit spolupráci mezi čtyřmi zaměstnanci.

Řešení

Implementace Microsoft 365 Business Premium přinesla několik klíčových změn:

• SharePoint pro centrální správu dat: Každý klient má vlastní Team a složky, které zajišťují bezpečné oddělení dokumentů. Uživatelé mohou pracovat odkudkoliv a všechna data jsou verzována pro snadnou zpětnou kontrolu.
• Teams pro interní komunikaci: Firma přestala používat WhatsApp a má veškerou komunikaci pod kontrolou, rychlou a přehlednou.
• Outlook s vlastní doménou: Profesionální emailové řešení pro formální komunikaci s klienty.
• Intune a Defender for Business: Správa zařízení a antivirová ochrana jsou součástí licence, firma nemusí nakupovat další software.

Celé řešení umožňuje bezpečné a efektivní řízení dokumentů, přístupů a komunikace, přičemž je dostupné odkudkoliv.

Přínosy pro firmu

• Digitalizace dokumentů: Papírové faktury a účtenky jsou nahrazeny digitálními, bezpečně uloženými na SharePointu, kam jim mohou zákazníci své digitální kopie dokumentů nahrávat přímo.
• Efektivní řízení přístupu: Každý klient má vlastní složky, které ostatní uživatelé nemohou vidět.
• Bezpečnost dat: Intune a Defender for Business zajišťují ochranu zařízení a dat.
• Snadná spolupráce: Teams umožňuje rychlou interní komunikaci bez použití externích aplikací a vše zůstává v jednom systému.
• Profesionalita: Outlook s vlastní doménou dodává firmě profesionálního ducha vůči klientům.
• Úspora nákladů: Licence zahrnují antivirovou ochranu a správu zařízení, není potřeba další software.

Závěr a doporučení

Nasazení Microsoft 365 v malé účetní firmě umožnilo plně digitalizovat účetnictví, zefektivnit spolupráci a zvýšit bezpečnost dat. Díky centralizovanému řešení mají zaměstnanci přístup k dokumentům odkudkoliv, mohou jednoduše spravovat oprávnění a komunikovat bezpečně interně i s klienty.

Chcete zjednodušit práci ve vaší firmě a bezpečně spravovat dokumenty a komunikaci? Kontaktujte nás a rádi vám navrhneme řešení na míru s Microsoft 365.

FAQ

1.      Proč přejít na Microsoft 365, když máme malé množství zaměstnanců?

Licenční model Microsoftu nezávisí na počtu, můžete mít i jediného člověka. Přidaná hodnota Microsoft 365 je komplexní balík služeb, které díky jediné licenci máte k dispozici. Nejen Word a Excel, ale centrální úložiště SharePoint, komunikační nástroj Teams, ochrana zařízení i Vašeho emailu.

2.      Mohou zaměstnanci upravovat stejné dokumenty současně?

Ano, Microsoft 365 podporuje současnou editaci souborů v reálném čase, takže účetní mohou spolupracovat efektivně bez verzovacích konfliktů.

3.      Jak Microsoft 365 pomáhá s bezpečností dat klientů?

Centrální správa přístupů do SharePointu, šifrování dat a antivirová ochrana pomocí Defender for Business minimalizují riziko úniku nebo zneužití citlivých informací.

4.      Co se stane při ztrátě nebo poškození zařízení?

Díky cloudovému ukládání a synchronizaci dat na SharePointu a OneDrive mohou zaměstnanci pokračovat v práci na jiném zařízení bez ztráty dokumentů.

5.      Lze Microsoft 365 používat i na mobilních zařízeních?

Ano, všechny klíčové aplikace (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive) jsou dostupné na iOS i Android, takže zaměstnanci mohou pracovat odkudkoliv a nepotřebují k tomu žádné další licence.