How Microsoft 365 simplified the work of a small accounting firm

Small and medium-sized businesses are often looking for a simple and secure solution for central document management and communication. Microsoft 365 Business Premium enabled a small accounting firm with four employees to fully digitize processes - from invoices and documents to internal communications - while ensuring data security and clear access control.

Microsoft 365

Small and medium-sized businesses are often looking for a simple and secure solution for central document management and communication. Microsoft 365 Business Premium enabled a small accounting firm with four employees to fully digitize processes - from invoices and documents to internal communications - while ensuring data security and clear access control.

Call

Účetní firma čelila několika výzvám:

  • Papírové účtenky a faktury komplikovaly práci a zvyšovaly riziko ztráty či poškození dokumentů.
  • Data byla ukládána lokálně nebo na flashkách, což znemožňovalo bezpečný přístup odkudkoliv.
  • Přístup k dokumentům pro jednotlivé klienty nebyl efektivně řešen, hrozilo riziko, že by zaměstnanci mohli nahlédnout do cizích složek klientů, které jim nepatří.
  • Interní komunikace probíhala přes WhatsApp nebo e-maily bez centrální kontroly, což snižovalo bezpečnost a přehlednost.

Cílem bylo plně digitalizovat účetnictví, zajistit bezpečný přístup k datům a usnadnit spolupráci mezi čtyřmi zaměstnanci.

Řešení

Implementace Microsoft 365 Business Premium přinesla několik klíčových změn:

  • SharePoint pro centrální správu dat: Každý klient má vlastní Team a složky, které zajišťují bezpečné oddělení dokumentů. Uživatelé mohou pracovat odkudkoliv a všechna data jsou verzována pro snadnou zpětnou kontrolu.
  • Teams pro interní komunikaci: Firma přestala používat WhatsApp a má veškerou komunikaci pod kontrolou, rychlou a přehlednou.
  • Outlook s vlastní doménou: Profesionální emailové řešení pro formální komunikaci s klienty.
  • Intune a Defender for Business: Správa zařízení a antivirová ochrana jsou součástí licence, firma nemusí nakupovat další software.

Celé řešení umožňuje bezpečné a efektivní řízení dokumentů, přístupů a komunikace, přičemž je dostupné odkudkoliv.

Přínosy pro firmu

  • Digitalizace dokumentů: Papírové faktury a účtenky jsou nahrazeny digitálními, bezpečně uloženými na SharePointu, kam jim mohou zákazníci své digitální kopie dokumentů nahrávat přímo.
  • Efektivní řízení přístupu: Každý klient má vlastní složky, které ostatní uživatelé nemohou vidět.
  • Bezpečnost dat: Intune a Defender for Business zajišťují ochranu zařízení a dat.
  • Snadná spolupráce: Teams umožňuje rychlou interní komunikaci bez použití externích aplikací a vše zůstává v jednom systému.
  • Profesionalita: Outlook s vlastní doménou dodává firmě profesionálního ducha vůči klientům.
  • Úspora nákladů: Licence zahrnují antivirovou ochranu a správu zařízení, není potřeba další software.

Závěr a doporučení

Nasazení Microsoft 365 v malé účetní firmě umožnilo plně digitalizovat účetnictví, zefektivnit spolupráci a zvýšit bezpečnost dat. Díky centralizovanému řešení mají zaměstnanci přístup k dokumentům odkudkoliv, mohou jednoduše spravovat oprávnění a komunikovat bezpečně interně i s klienty.

Chcete zjednodušit práci ve vaší firmě a bezpečně spravovat dokumenty a komunikaci? Kontaktujte nás a rádi vám navrhneme řešení na míru s Microsoft 365.

FAQ

1.      Proč přejít na Microsoft 365, když máme malé množství zaměstnanců?

Licenční model Microsoftu nezávisí na počtu, můžete mít i jediného člověka. Přidaná hodnota Microsoft 365 je komplexní balík služeb, které díky jediné licenci máte k dispozici. Nejen Word a Excel, ale centrální úložiště SharePoint, komunikační nástroj Teams, ochrana zařízení i Vašeho emailu.

2.      Mohou zaměstnanci upravovat stejné dokumenty současně?

Ano, Microsoft 365 podporuje současnou editaci souborů v reálném čase, takže účetní mohou spolupracovat efektivně bez verzovacích konfliktů.

3.      Jak Microsoft 365 pomáhá s bezpečností dat klientů?

Centrální správa přístupů do SharePointu, šifrování dat a antivirová ochrana pomocí Defender for Business minimalizují riziko úniku nebo zneužití citlivých informací.

4.      Co se stane při ztrátě nebo poškození zařízení?

Díky cloudovému ukládání a synchronizaci dat na SharePointu a OneDrive mohou zaměstnanci pokračovat v práci na jiném zařízení bez ztráty dokumentů.

5.      Lze Microsoft 365 používat i na mobilních zařízeních?

Ano, všechny klíčové aplikace (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive) jsou dostupné na iOS i Android, takže zaměstnanci mohou pracovat odkudkoliv a nepotřebují k tomu žádné další licence.

Další příběhy

Podívejte se, jak jsme pomohli dalším školám.

Managing user accounts and company devices from the cloud and employee lifecycle

The Tokyo-based global software firm planned its structural changes with access to the global market. This also meant major changes in many areas of the company's management. One of these was controlling user access and gaining a simple overview of which employee had what permissions and which applications they could access.

View story

Efektivní správa školních zařízení přes cloud s Microsoft Intune

Základní škola v Mirošovicích u Prahy pro 1. stupeň (malotřídka) se potýkala s problémy správy svých zařízení. Často docházelo k tzv. hurá akci, kdy obětavý rodič přiložil ruku k dílu a „nějak“ zařízení nastavil. Pomoc malé základní škole se správou je chvályhodná, ale postrádá systémové ukotvení a potřebnou odbornou podporu..

View story